Politique de confidentialité pour la marque employeur et le recrutement chez Europ Assistance
Date de publication : 25-10-2024
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Nous gérons chez Europ Assistance notre marque employeur ainsi que notre processus de recrutement par le biais de notre site carrière (le « Site Carrière »), ainsi qu’avec l’aide d’un système de suivi des candidats.
Dans la présente Politique de confidentialité, nous expliquons comment nous traitons vos données à caractère personnel dans les cas suivants :
- Vous visitez notre Site Carrière (vous êtes un « Visiteur »)
- Vous vous connectez avec nous via notre Site Carrière afin de créer un profil et de recevoir des informations sur les postes vacants actuels ou futurs au sein de notre société (vous êtes un « Candidat connecté »)
- Vous postulez à un poste au sein de notre société, via notre Site Carrière ou un service tiers (vous êtes un « Candidat postulant »)
- Nous recueillons des informations vous concernant auprès d'autres parties, sites et services, dans la mesure où nous estimons que votre profil est intéressant pour nos postes vacants actuels ou futurs (vous êtes un « Candidat sourcé »)
- Nous recevons des informations vous concernant de la part de nos employés ou partenaires, dans la mesure où ils estiment que votre profil est intéressant pour nos postes vacants actuels ou futurs (vous êtes un « Candidat coopté »)
- Nous recevons des informations vous concernant de la part d'un Candidat, qui vous cite comme référence (vous êtes alors un « Référent »).
La présente Politique de confidentialité décrit également les droits dont vous disposez lorsque nous traitons vos données à caractère personnel, ainsi que la manière dont vous pouvez exercer ces droits.
Lorsque nous utilisons le terme « Candidat » dans la présente Politique de confidentialité, nous faisons référence à chacun des Candidats connectés, Candidats postulants, Candidats sourcés et Candidats coopté, sauf indication contraire.
1. À propos du traitement des données à caractère personnel
Les données à caractère personnel désignent toutes les informations qui peuvent être directement ou indirectement liées à une personne physique vivante. Voici quelques exemples de données à caractère personnel : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone et adresse IP. Par traitement de données à caractère personnel, il faut entendre toute utilisation de données à caractère personnel - telles que la collecte, la création, l'analyse, le partage et la suppression de données à caractère personnel.
Des lois et des réglementations régissent la manière dont les entreprises peuvent traiter les données à caractère personnel, appelées lois sur la protection des données. Différentes lois sur la protection des données s'appliquent à différents types d'utilisation de données à caractère personnel, et ce, dans différentes régions du monde. Un exemple important de loi sur la protection des données qui est pertinent pour notre utilisation de vos données personnelles, telle que décrite dans la présente Politique de confidentialité, est le Règlement Général sur la Protection des Données de l'Union européenne (2016/679, RGPD).
La plupart des obligations découlant du RGPD s'appliquent au responsable du traitement. Un responsable du traitement est l'entité qui décide à quelles fins les données à caractère personnel seront traitées et comment le traitement sera effectué. Le responsable du traitement peut faire appel à un sous-traitant de données. Un sous-traitant de données est une entité qui ne peut traiter les données à caractère personnel que selon les instructions du responsable du traitement et ne peut pas utiliser les données à caractère personnel à ses propres fins.
Lorsque nous traitons vos données à caractère personnel, nous assumons le rôle de responsable du traitement tel que décrit dans la présente Politique de confidentialité.
2. Quelles données à caractère personnel traitons-nous ?
Toutes les personnes
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Informations sur l'appareil - Si vous visitez notre Site Carrière, nous recueillerons des données sur votre appareil, telles que l'adresse IP, le type et la version du navigateur, le comportement de la session, la source du trafic, la résolution de l'écran, la langue préférée, l'emplacement géographique, le système d'exploitation et les paramètres/l'utilisation de l'appareil.
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Données techniques et statistiques - Si vous visitez notre Site Carrière nous collecterons des données techniques et statistiques concernant votre utilisation du site, comme les informations sur les URL visitées et votre activité sur le site.
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Données de communication - Nous recueillerons et conserverons vos communications avec nous, y compris les informations fournies par vous lors de ces échanges. Cela peut inclure, par exemple, le contenu des e-mails, des enregistrements vidéo, des messages sur les réseaux sociaux, les informations que vous ajoutez à votre compte chez nous, les réponses à des enquêtes, etc.
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Coordonnées - Telles que votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone ainsi que votre adresse physique.
Candidats
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Données issues d'entretiens, d'évaluations et d'autres informations provenant du processus de recrutement - Telles que les notes des entretiens menés avec vous, les évaluations et tests effectués, les exigences salariales.
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Informations contenues dans votre candidature - Telles que votre CV, votre lettre de motivation, vos échantillons de travail, vos références, vos lettres de recommandation et votre formation.
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Informations contenues dans votre profil public - Il s'agit des informations que nous recueillons sur vous à partir de sources publiques liées à votre expérience professionnelle, telles que LinkedIn ou le site web de votre employeur actuel.
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Informations fournies par les référents - Il s'agit des informations que nous recevons de nos employés ou partenaires qui vous recommandent à nous, ou des personnes que vous avez citées comme références.
3. D'où proviennent vos données à caractère personnel ?
Toutes les personnes
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Du Site d’offres d’emploi. Si vous visitez notre Site d’offres d’emploi, nous recueillons des données techniques et statistiques sur la façon dont vous utilisez le Site d’offres d’emploi, ainsi que des données provenant de votre appareil.
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Directement de vous. La plupart des informations que nous traitons à votre sujet nous parviennent directement de votre part, par exemple lorsque vous postulez à un poste chez nous ou lorsque vous vous connectez avec nous. Vous avez toujours le choix de ne pas nous fournir certaines informations. Certaines données à caractère personnel sont toutefois nécessaires pour nous permettre de traiter votre candidature ou de vous fournir les informations que vous souhaitez obtenir de notre part.
Références
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De la part de la personne pour laquelle vous êtes un référent. Si un candidat vous cite comme référent, nous recueillerons vos coordonnées auprès du candidat afin de pouvoir vous contacter.
Candidats
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De sources publiques. Nous pouvons recueillir des données à caractère personnel vous concernant à partir de sources publiques, telles que LinkedIn ou le site web de votre employeur actuel.
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De nos référents. Nous pouvons recevoir des informations vous concernant de la part de nos employés ou partenaires (tels que des prestataires de services de recrutement), s’ils estiment que votre profil présente un intérêt pour nos postes vacants actuels ou futurs.
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De vos référents. Si vous nous fournissez des référents, nous pouvons recueillir des informations vous concernant auprès d’eux.
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Données que nous générons nous-mêmes ou en collaboration avec vous. Les informations concernant votre candidature et votre profil sont généralement créées par nous ou en collaboration avec vous au cours du processus de recrutement. Cela peut inclure, par exemple, des notes prises lors d'entretiens avec vous, ainsi que des évaluations et des tests effectués.
4. Pour quelles raisons traitons-nous vos données à caractère personnel ?
Vous fournir des mises à jour sur les postes vacants au sein de notre entreprise.
Personnes concernées : Candidats connectés.
Catégories de données à caractère personnel utilisées : Coordonnées ; Données de communication
Évaluer les profils et les candidatures que nous recevons. Cela comprend également communiquer avec vous au sujet de votre candidature et votre profil.
Personnes concernées : Candidats connectés ; candidats postulants.
Catégories de données à caractère personnel utilisées : Toutes les catégories de données à caractère personnel énumérées ci-dessus peuvent être utilisées à cette fin.
Collecte et évaluation proactive de votre profil professionnel. Cela comprend également communiquer avec vous concernant votre profil.
Personnes concernées : Candidats sourcés ; Candidats cooptés.
Catégories de données à caractère personnel utilisées : Toutes les catégories de données à caractère personnel énumérées ci-dessus peuvent être utilisées à cette fin.
Vous contacter directement au sujet de futurs postes vacants spécifiques chez nous.
Personnes concernées : Candidats.
Catégories de données à caractère personnel utilisées : Toutes les catégories de données à caractère personnel énumérées ci-dessus peuvent être utilisées à cette fin.
Enregistrer le(s) entretien(s) menés avec vous.
Personnes concernées : Candidats.
Catégories de données à caractère personnel utilisées : Données de communication.
Vous contacter afin de vous demander de participer à des enquêtes.
Personnes concernées : Candidats.
Catégories de données à caractère personnel utilisées : Toutes les catégories de données à caractère personnel énumérées ci-dessus peuvent être utilisées à cette fin.
Vous contacter pour demander des informations sur un Candidat, et évaluer les informations que vous fournissez.
Personnes concernées : Référents.
Catégories de données à caractère personnel utilisées : Coordonnées ; Données de communication.
Le partage de vos données à caractère personnel avec d'autres destinataires, aux fins indiquées à l'article 5 ci-dessous.
Personnes concernées : Cela varie en fonction de l'objectif du partage, voir article 5 ci-dessous.
Catégories de données à caractère personnel utilisées : Toutes les catégories de données à caractère personnel énumérées ci-dessus peuvent être utilisées à cette fin.
Recueillir des informations sur votre utilisation du Site Carrière, en utilisant des cookies et d'autres technologies de suivi, comme décrit dans notre Politique en matière de cookies.
Personnes concernées : Visiteurs.
Catégories de données à caractère personnel utilisées : Informations sur l'appareil.
Maintenir, développer, tester et assurer de toute autre manière la sécurité du Site Carriére.
Personnes concernées : Visiteurs.
Catégories de données à caractère personnel utilisées : informations sur l'appareil ; données techniques et statistiques.
Analyser l'utilisation et les performances du Site d'offres d'emploi et de son contenu, afin d'obtenir des statistiques et d'améliorer les performances opérationnelles.
Personnes concernées : Visiteurs.
Catégories de données à caractère personnel utilisées :informations sur l'appareil ; données techniques et statistiques.
Protéger et faire respecter nos droits, nos intérêts et ceux d'autrui, notamment dans le cadre d'actions en justice.
Personnes concernées : le ou les individu(s) concerné(s) par la question juridique, pouvant appartenir à toutes les catégories de personnes énumérées ci-dessus.
Catégories de données à caractère personnel utilisées : Toutes les catégories de données à caractère personnel énumérées ci-dessus peuvent être utilisées à cette fin.
5. Avec qui partageons-nous vos données à caractère personnel ?
Nos prestataires de services. Nous partageons vos données à caractère personnel avec nos prestataires qui offrent des services et des fonctionnalités dans le cadre de notre processus de marque employeur et de recrutement. Il s'agit notamment des prestataires de services de recrutement ainsi que du fournisseur de notre Site Carrière et du applicant tracking system associé.
Les sociétés de notre groupe. Nous partageons vos données à caractère personnel avec les sociétés de notre groupe lorsqu'elles nous fournissent des services et des fonctionnalités pour notre marque employeur et notre processus de recrutement, tels que l'accès à des systèmes et logiciels particuliers.
Sociétés fournissant des cookies sur le Site Carrière. Si vous y consentez, des cookies sont mis en place par d'autres sociétés que la nôtre, qui utiliseront les données recueillies par ces cookies conformément à leur propre politique de confidentialité. Vous trouverez des informations sur les cookies concernés dans notre Politique en matière de cookies.
Aux autorités et autres acteurs publics - lorsque nous en recevons l'ordre. Nous partagerons vos données à caractère personnel avec les autorités et autres acteurs publics lorsque nous sommes dans l'obligation légale de le faire.
À des parties impliquées dans une procédure judiciaire. Si nécessaire pour protéger ou défendre nos droits, nous partageons vos données à caractère personnel avec les autorités publiques ou avec d'autres parties impliquées dans une procédure judiciaire potentielle ou en cours. Cela peut par exemple se produire en cas de plaintes pour discrimination.
Fusions et acquisitions etc. Dans le cadre d'une fusion potentielle, d'une vente d'actifs de la société, d'un financement ou d'une acquisition de tout ou partie de notre activité par une autre société, nous pouvons partager vos données à caractère personnel avec d'autres parties impliquées dans le processus.
6. Sur quelle base légale traitons-nous vos données à caractère personnel ?
Afin de pouvoir traiter vos données à caractère personnel, nous devons avoir une base légale établie. Une base légale est une justification nécessaire pour le traitement des données à caractère personnel en vertu du RGPD.
Dans le cadre des activités décrites dans la présente Politique de confidentialité, notre principale base légale est que le traitement est nécessaire pour notre intérêt légitime pour nous permettre de recruter des talents possédant les compétences appropriées. Nous avons conclu qu'il existe un intérêt légitime à traiter vos données à caractère personnel pour cette finalité, que ce traitement est nécessaire pour atteindre cet objectif ; et que notre intérêt l'emporte sur votre droit à ce que vos données ne soient pas traitées à cette fin
Si vous souhaitez obtenir davantage d'informations sur la manière dont cette appréciation a été faite, n'hésitez pas à nous contacter. Veuillez consulter les articles 9 et 10 ci-dessous pour obtenir nos coordonnées.
Une autre base légale est celle du « contrat » au titre des mesures précontractuelles prises à la demande du candidat, pour la réception et le classement des candidatures envoyées par celui-ci depuis son espace candidat.
Dans certaines circonstances particulières, le traitement de vos données peut être effectué uniquement si et lorsque vous donnez votre consentement explicite. C'est par exemple le cas lorsque nous proposons d'enregistrer un entretien avec vous. Veuillez vous référer à l'Article 9 ci-dessous pour de plus amples informations sur votre droit de retirer votre consentement.
7. Quand transférons-nous vos données à caractère personnel en dehors de l'UE/EEE, et comment les protégeons-nous dans de telles éventualités
Nous nous efforçons de toujours traiter vos données à caractère personnel au sein de la zone de l'UE/EEE.
Cependant, certains de nos prestataires de service traitent vos données à caractère personnel en dehors de la zone de l'UE/EEE.. Nous utilisons également des fournisseurs dont la société mère, ou la société mère de leur sous-traitant, est basée en dehors de l'UE/EEE. Dans de tels cas, nous avons pris en compte le risque que les données à caractère personnel puissent être divulguées dans des pays en dehors de l'UE/EEE, par exemple en raison d'une demande d'une autorité.
Lorsqu'un autre destinataire de vos données à caractère personnel (tel que décrit à l'article 5 ci-dessus) est basé en dehors de l'UE/EEE, cela signifie également que vos données à caractère personnel sont transférées en dehors de l'UE/EEE.
Lorsque nous, ou l'un de nos fournisseurs, transférons vos données à caractère personnel en dehors de l'UE/EEE, nous veillons à utiliser une garantie reconnue par le RGPD afin de permettre le transfert. Nous avons recours aux garanties suivantes :
Lorsque vos données à caractère personnel sont transférées en dehors de l'UE/EEE, nous mettons également en place des garanties techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données à caractère personnel en cas de divulgation. Les mesures de protection spécifiques que nous mettons en œuvre dépendent de ce qui est techniquement réalisable et suffisamment efficace pour le transfert en question.
Si vous souhaitez obtenir plus d'informations sur les cas dans lesquels vos données à caractère personnel sont transférées en dehors de l'UE/EEE, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées fournies dans les articles 9 et 10 ci-dessous.
8. Pendant combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?
Visiteurs
Nous conservons vos données à caractère personnel pendant un (1) an à des fins de sécurité. Les périodes de conservation des cookies sont définies dans notre Politique en matière de cookies. Nous conservons vos données à caractère personnel en vue d'analyser les performances du Site Carrière aussi longtemps que nous conservons des données à caractère personnel vous concernant à d'autres fins.
Candidats
Si vous êtes un Candidat connecté (uniquement), nous conservons vos données à caractère personnel aussi longtemps vous restez connecté avec nous.
Pour les autres types de Candidats, nous conservons vos données à caractère personnel afin de déterminer si vous êtes un candidat approprié pour le(s) poste(s) vacant(s) concerné(s) chez nous.
Si vous n'êtes pas retenu·e lors du processus de recrutement initial, nous conservons vos données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire (maximum 2 ans) pour envisager, et éventuellement vous contacter, pour de futures offres d'emploi pertinentes.
Si vous êtes recruté·e, nous conserverons vos données à caractère personnel pendant la durée de votre emploi, à d'autres fins que celles mentionnées ci-dessus, ce dont vous serez informé·e.
Référents
Nous conservons vos données à caractère personnel aussi longtemps que nous conservons les données à caractère personnel du Candidat pour lequel vous avez agi en tant que référent (maximum 2 ans).
Toutes les personnes
Si nous traitons vos données à caractère personnel dans le but de protéger et de faire valoir nos droits, nous les conserverons jusqu'à ce que la question juridique afférente soit entièrement et définitivement résolue.
9. Quels sont vos droits, et comment pouvez-vous les exercer ?
Dans cet article, vous trouverez des informations sur les droits dont vous disposez lorsque nous traitons vos données à caractère personnel. Comme décrit ci-dessous, certains des droits n'entrent en jeu que lorsque nous traitons vos données à caractère personnel en vertu d'une base juridique particulière.
Si vous souhaitez exercer l'un des droits énumérés ici, nous vous suggérons de :
- Visiter la page Données et vie privée de notre Site Carrière, où nous proposons des fonctionnalités vous permettant d'exercer vos droits ;
-
Vous connecter à votre compte chez nous, où vous pouvez utiliser les paramètres du compte pour exercer vos droits ; ou
- Nous contacter directement à l'adresse suivante : eaglobaldpo@europ-assistance.com.
Droit d'être informé·e
Vous êtes en droit d'être informé·e de la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel. Vous avez le droit d'être informé·e si nous envisageons de traiter vos données à caractère personnel à des fins autres que celles pour lesquelles elles ont été initialement recueillies.
Nous vous fournirons de telles informations par le biais de la présente Politique de confidentialité, des mises à jour sur notre Site d'offres d'emploi (voir également l'article 11 ci-dessous) et en répondant à vos éventuelles questions.
Droit d'accès à vos données à caractère personnel.
Vous avez le droit de savoir si nous traitons des données à caractère personnel vous concernant, ainsi que de recevoir une copie des données que nous traitons à votre sujet. En recevant la copie de vos données, vous recevrez également des informations sur la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel.
Droit d'accès et de demande de transfert de vos données à caractère personnel à un autre destinataire (« portabilité des données »).
Vous pouvez demander une copie des données à caractère personnel vous concernant que nous traitons pour l'exécution d'un contrat conclu avec vous, ou sur la base de votre consentement, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine. Cela vous permettra d'utiliser ces données ailleurs, par exemple pour les transférer à un autre destinataire. Si cela est techniquement réalisable, vous avez également le droit de nous demander de transférer les données directement à un autre destinataire.
Droit d'effacement de vos données à caractère personnel (« droit à l'oubli »).
Dans certains cas, vous avez le droit de nous demander de supprimer les données à caractère personnel vous concernant. Cela peut être le cas, par exemple, s'il n'est plus nécessaire de traiter les données aux fins pour lesquelles nous les avions initialement collectées, si vous révoquez votre consentement, si vous vous opposez au traitement et qu'il n'existe pas de justification légitime et impérieuse pour le traitement (voir ci-dessous le droit distinct d'opposition).
Droit de s'opposer à notre traitement de vos données à caractère personnel.
Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel basé sur notre intérêt légitime, en invoquant vos circonstances personnelles.
Droit de limiter le traitement.
Si vous estimez que les données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet sont inexactes, que notre traitement est illégal ou que nous n'avons pas besoin de ces informations pour un objectif spécifique, vous avez le droit de demander la limitation du traitement desdites données à caractère personnel. Si vous vous opposez à notre traitement, comme décrit ci-dessus, vous pouvez également nous demander de limiter le traitement de ces données à caractère personnel pendant que nous examinons votre demande.
Lorsque le traitement de vos données à caractère personnel est limité, nous ne traiterons ces données (à l'exception du stockage) qu'avec votre consentement ou pour l'établissement, l'exercice ou la défense de droits légaux, pour protéger les droits d'une autre personne physique ou morale, ou pour des motifs liés à un intérêt public important.
Droit de rectification.
Vous êtes en droit de demander que nous rectifiions les informations inexactes et que nous complétions les informations vous concernant que vous estimez incomplètes.
Droit de retirer votre consentement.
Lorsque nous traitons vos données à caractère personnel sur la base de votre consentement, vous êtes en droit de retirer ce consentement à tout moment. Si vous exercez ce droit, nous cesserons de traiter vos données aux fins pour lesquelles vous avez retiré votre consentement. Cependant, cela n'affecte pas la légalité du traitement fondé sur votre consentement avant son retrait.
Droit de porter plainte.
Si vous avez des plaintes concernant notre traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez déposer une plainte auprès de l'autorité chargée de la protection des données de votre pays. Vous trouverez leurs coordonnées ici.
Vous pouvez également déposer une plainte auprès de votre autorité nationale de protection des données, dont vous trouverez la liste ici si vous êtes basé·e au sein de l'UE. Si vous résidez au Royaume-Uni, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission de l'information (Information Commissioner's Office), ici.
10. Où pouvez-vous adresser vos commentaires ou questions ?
Si vous souhaitez nous contacter afin d'exercer vos droits ou si vous avez des questions ou des commentaires concernant la manière dont nous traitons vos données personnelles, vous pouvez nous contacter par e-mail à l'adresse suivante : eaglobaldpo@europ-assistance.com.
11. Mises à jour de la présente Politique de confidentialité
Nous procédons à des mises à jour de la présente politique de confidentialité lorsque cela est nécessaire, que ce soit parce que nous adoptons de nouvelles méthodes de traitement de vos données à caractère personnel, pour rendre les informations plus claires à votre intention, ou encore pour nous conformer aux lois en vigueur sur la protection des données.
Nous vous invitons à consulter régulièrement cette page afin de vous tenir informé·e des éventuels changements qui y sont apportés. Vous pouvez toujours consulter le haut de cette page pour voir quand la présente Politique de confidentialité a été mise à jour pour la dernière fois.
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English version:
Privacy policy for employer branding and recruitment at Europ Assistance
Date of publication: 25-10-2024
We at Europ Assistance manage our employer branding and recruitment process through our career site (the “Career Site”), and by using a related applicant tracking system.
In this privacy policy, we explain how we process your personal data if:
- You visit our Career Site (you being a “Visitor”)
- You connect with us via our Career Site, to create a profile with us and receive information about current or future vacancies with us (you being a “Connecting Candidate”)
- You apply for a position with us, via our Career Site or a third party service (you being an ”Applying Candidate”)
- We collect information about you from other parties, sites and services, since we believe your profile is of interest for our current or future vacancies (you being a “Sourced Candidate”)
- We receive information about you from our employees or partners, since they believe your profile is of interest for our current or future vacancies (you being a “Referred Candidate”)
- We receive information about you from a Candidate, who lists you as their reference (you being a “Reference”).
This privacy policy also describes what rights you have when we process your personal data, and how you can exercise these rights.
When we use the term “Candidate” in this privacy policy, we are referring to each of Connecting Candidates; Applying Candidates; Sourced Candidates; and Referred Candidates, unless it’s stated otherwise.
1. About processing of personal data
Personal data is all information that can be directly or indirectly linked to a living, physical person. Examples of personal data are: name, e-mail address, telephone number and IP address. Processing of personal data is any automated use of personal data - such as collecting, creating, analyzing, sharing, and deleting personal data.
There are laws and regulations on how companies may process personal data, so-called data protection laws. Different data protection laws apply to different types of use of personal data, and in different parts of the world. An example of a data protection law that is relevant for our use of your personal data, as described in this privacy policy, is the EU Data Protection Regulation (2016/679, “GDPR”).
Most obligations under the GDPR apply to the so-called data controller. A data controller is the entity that decides for which purposes personal data will be processed, and how the processing will be executed. The data controller can use a
so-called data processor. A data processor is an entity that is only allowed to process personal data as instructed by the data controller, and may not use the personal data for its own purposes.
We are the data controller when we process your personal data as described in this Privacy policy.
2.What personal data do we process?
All individuals
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Device information - If you visit our Career Site, we will collect information about your device, such as IP address, browser type and version, session behaviour, traffic source, screen resolution, preferred language, geographic location, operating system and device settings/usage.
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Technical and statistical data - If you visit our Career Site, we will collect technical and statistical data about your use of the site, such as information about which URLs you visit, and your activity on the site.
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Communications data - We will collect and store your communication with us, including the information you provided in the communication. This may include the content of emails, video recordings, messages on social media, the information you add to your account with us, surveys, etc.
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Contact details - Such as your name, email address, telephone number and physical address.
Candidates
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Data from interviews, assessments and other information from the recruitment process - Such as notes from interviews with you, assessments and tests made, salary requirements.
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Information in your application - Such as your CV, cover letter, work samples, references, letters of recommendation and education.
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Information in your public profile - Meaning the information we collect about you from public sources related to your professional experience, such as LinkedIn or the website of your current employer.
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Information provided by references - Meaning the information we receive from our employees or partners who refer you to us, or by the persons you have listed as your references.
3.Where do we receive your personal data from?
All individuals
-
From the Career Site. If you visit our Career Site, we collect technical and statistical information about how you use the Career Site, and information from your device.
-
Directly from you. Most of the information we process about you, we receive directly from you, for example when you apply for a position with us or connect with us. You can always choose not to provide us with certain information. However, some personal data is necessary in order for us to process your application or provide you the information you request to get from us.
References
-
From the person for whom you are a reference. If a Candidate lists you as their reference, we will collect your contact details from the candidate to be able to contact you.
Candidates
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From public sources. We may collect personal data about you from public sources, such as LinkedIn or the website of your current employer.
-
From our references. We may receive information about you from our employees or partners (such as recruitment service providers), when they believe your profile is of interest for our current or future vacancies.
-
From your references. If you provide us with references, we may collect information about you from them.
-
Data we create ourselves or in cooperation with you. Information about your application and profile is usually created by us, or by us in cooperation with you, during the recruitment process. This may for example include notes from interviews with you, assessments and tests made.
4.For what purposes do we process your personal data?
Contact you directly about specific, future vacancies with us.
Affected individuals: Candidates.
Categories of personal data used: All the categories of personal data listed above may be used for this purpose.
Review profiles and applications sent to us. This also includes communicating with you about your application and profile.
Affected individuals: Connecting Candidates; Applying Candidates.
Categories of personal data used: All the categories of personal data listed above may be used for this purpose.
Collect and evaluate your professional profile on our own initiative. This also includes communicating with you regarding your profile.
Affected individuals: Sourced Candidates; Referred Candidates.
Categories of personal data used: All the categories of personal data listed above may be used for this purpose.
Provide you with updates about vacancies with us.
Affected individuals: Connecting Candidates.
Categories of personal data used: Contact details; Communications data.
Record the interview(s) with you.
Affected individuals: Candidates.
Categories of personal data used: Communications data.
Contact you to ask for your participation in surveys
Affected individuals: Candidates.
Categories of personal data used: All the categories of personal data listed above may be used for this purpose.
Contact you to ask you to provide information about a Candidate, and evaluate the information you provide.
Affected individuals: References.
Categories of personal data used: Contact details; Communications data.
Share your personal data with other recipients, for the purposes mentioned in Section 5 below.
Affected individuals: Varies depending on the purpose of the sharing, see Section 5 below.
Categories of personal data used: All the categories of personal data listed above may be used for this purpose.
Collect information about your use of the Career Site, using cookies and other tracking technologies, as described in our Cookie Policy.
Affected individuals: Visitors.
Categories of personal data used: Device information.
Maintain, develop, test, and otherwise ensure the security of the Career Site.
Affected individuals: Visitors.
Categories of personal data used: Device information; Technical and statistical data.
Analyse how the Career Site and its content is being used and is performing, to get statistics and to improve operational performance.
Affected individuals: Visitors.
Categories of personal data used: Device information; Technical and statistical data.
Protect and enforce our rights, interests and the interests of others, for example in connection with legal claims.
Affected individuals: The individual(s) affected by the legal issue - this may include persons from all categories of individuals listed above.
Categories of personal data used: All the categories of personal data listed above can be used for this purpose.
5. Whom do we share your personal data with?
Our service providers. We share your personal data with our suppliers who provide services and functionality in our employer branding- and recruitment process. For example, this includes recruitment service providers and the supplier of our Career Site and related applicant tracking system.
Our group companies. We share your personal data with our group companies, when they provide us services and functionality to our employer branding- and recruitment process, such as access to particular systems and software.
Companies providing cookies on the Career Site. If you consent to it, cookies are set by other companies than us, who will use the data collected by these cookies in accordance with their own privacy policy. You can find information about which cookies this applies to in our Cookie Policy.
To authorities and other public actors - when we are ordered to do so. We will share your personal data with authorities and other public actors when we have a legal obligation to do so.
To parties involved in legal proceedings. If needed to protect or defend our rights, we share your personal data with public authorities or with other parties involved in a potential or existing legal proceeding. This can for example be in case of discrimination claims.
Mergers and acquisitions etc. In connection with a potential merger, sale of company assets, financing, or acquisition of all or part of our business to another company, we may share your personal data to other parties involved in the process.
6. On what legal bases do we process your personal data?
To be able to process your personal data, we need to have a so-called legal basis. A legal basis is a reason for processing the personal data that is justified under the GDPR.
When we process your personal data for the purposes described in this Privacy Policy, the main legal basis we rely on is that the processing is necessary for our legitimate interest in being able to recruit talent with the relevant competence for us. We have concluded that we have a legitimate interest in being able to perform the personal data processing for this purpose; that the processing is necessary to achieve that purpose; and that our interest outweighs your right not to have your data processed for this purpose.
You can contact us for more information about how this assessment was made. See Section 9 and 10 below for our contact information.
Another legal basis is that of the ‘contract’ for pre-contractual measures taken at the request of the applicant, for the receipt and classification of applications sent by the Candidate from his or her candidate space.
There may be specific circumstances when the processing is only performed if and when you provide your consent to the processing. This is for example the case if we propose to record an interview with you. Please see Section 9 below for more information about your right to withdraw your consent.
7.When do we transfer your personal data outside of the EU/EEA, and how do we protect it then?
We always strive to process your personal data within the EU/EEA area.
However, some of our service providers process your personal data outside of the EU/EEA. We also use suppliers whose parent company, or whose subcontractor’s parent company, is based outside the EU/EEA. In these cases, we have taken into account the risk that the personal data may be disclosed to countries outside the EU/EEA, for example because of an authority request.
In cases where another recipient of your personal data (as described in Section 5 above) is based outside the EU/EEA, this will also mean that your personal data is transferred outside the EU/EEA.
When we, or one of our suppliers, transfer your personal data outside the EU/EEA, we will ensure that a safeguard recognized by the GDPR is used to enable the transfer. We use the following safeguards:
When your personal data is transferred outside the EU/EEA, we also implement appropriate technical and organizational safeguards, to protect the personal data in case of a disclosure. Exactly which protective measures we implement depends on what is technically feasible, and sufficiently effective, for the particular transfer.
If you want more information about the cases in which your personal data is transferred outside the EU/EEA you can contact us using the contact details in Section 9 and 10 below.
8.For how long do we keep your personal data?
Visitors
We keep your personal data for one (1) year for security purposes. The retention periods for cookies are set out in our Cookie Policy. We keep your personal data to analyse the performance of the Career Site for as long as we keep personal data about you for other purposes.
Candidates
If you are a Connecting Candidate (only), we keep your personal data for as long as you remain connected with us.
For other types of Candidates, we keep your personal data to decide if you are a suitable candidate for the relevant vacancy(ies) with us.
If you don’t succeed in the initial recruitment process, we keep your personal data for as long as needed to consider, and potentially contact you, for relevant future job openings (2 years maximum).
If you are hired, we will keep your personal data during your employment, for other purposes than those stated above, which you will be informed of.
References
We keep your personal data for as long as we keep the personal data of the Candidate for whom you acted as a reference (2 years maximum).
All individuals
If we process your personal data for the purpose of being able to protect and enforce our rights, we will keep your personal data until the relevant legal issue has been fully and finally resolved.
9.What rights do you have, and how can you exercise them?
In this section, you will find information about the rights you have when we process your personal data. As described below, some of the rights only come into play when we process your personal data under a particular legal basis.
If you want to exercise any of the rights listed here, we suggest that you:
- Visit the Data & Privacy page on our Career Site, where we offer features to let you exercise your rights;
-
Log in to your account with us, where you can use the settings in the account to exercise your rights; or
- Contact us directly at eaglobaldpo@europ-assistance.com.
Right to be informed
You have the right to be informed about how we process your personal data. You also have the right to be informed if we plan to process your personal data for any purpose other than that for which it was originally collected.
We provide you with such information through this privacy policy, through updates on our Career Site (see also Section 11 below), and by answering any questions you may have for us.
Right to access your personal data.
You have the right to know if we process personal data about you, and to receive a copy of the data we process about you. In connection with receiving the copy of your data, you will also receive information about how we process your personal data.
Right to access and to request a transfer of your personal data to another recipient (“data portability”).
You can request a copy of the personal data relating to you that we process for the performance of a contract with you, or based on your consent, in a structured, commonly used, machine-readable format. This will allow you to use this data somewhere else, for example to transfer it to another recipient. If technically feasible, you also have the right to request that we transfer your data directly to another recipient.
Right to have your personal data deleted (“right to be forgotten”).
In some cases, you have the right to have us delete personal data about you. This is for example the case if it’s no longer necessary for us to process the data for the purpose for which we collected it; if you withdraw your consent; if you have objected to the processing and there are no legitimate, overriding justifications for the processing. (For the separate right to object, see below.)
Right to object against our processing of your personal data.
You have the right to object to processing of your personal data which is based on our legitimate interest, by referencing your personal circumstances.
Right to restrict processing.
If you believe that the personal data we process about you is inaccurate, that our processing is unlawful, or that we don’t need the information for a specific purpose, you have the right to request that we restrict the processing of such personal data. If you object to our processing, as described just above, you can also request us to restrict processing of that personal data while we make our assessment of your request.
When our processing of your personal data is restricted, we will (with the exception of storage) only process the data with your consent or for the establishment, exercise or defence of legal claims, to protect the rights of another natural or legal person, or for reasons relating to an important public interest.
Right to rectification.
You have the right to request that we rectify inaccurate information, and that we complete information about you that you consider incomplete.
Right to withdraw your consent.
When we process your personal data based on your consent, you have the right to withdraw that consent at any time. If you do so, we will stop processing your data for the purposes you’ve withdrawn your consent for. However, it doesn’t affect the lawfulness of processing that was based on your consent before it was withdrawn.
Right to raise a complaint.
If you have complaints about our processing of your personal data, you can raise a complaint with the data protection authority in your country. You can find their contact details here.
You can also lodge a complaint with your national data protection authority, which you can find listed here if you are based in the EU. If you are based in the UK, you can lodge a complaint with the Information Commissioner’s Office, here.
10.Where can you turn with comments or questions?
If you want to get in touch with us to exercise your rights, or if you have any questions, comments or concerns about how we handle your personal data, you can reach us by sending an email to eaglobaldpo@europ-assistance.com.
11.Updates to this Privacy policy
We update this privacy policy when necessary - for example, because we start processing your personal data in a new way, because we want to make the information even clearer to you, or if it’s necessary to do so in order to comply with applicable data protection laws.
We encourage you to regularly check this page for any changes. You can always check the top of this page to see when this privacy policy was last updated.
